企业档案管理规定（2023年）

第一章 总则

第一条 为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。 第二条 本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。 第四条 企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局… 第五条 坚持中国共产党对企业档案工作的领导。企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步… 第六条 企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。 第七条 企业委托档案服务时，应当按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行…

第二章 机构和人员

第八条 企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或者确定负责档案工作的部门（机构），配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，满足档案保管利用和业务监督指导的需要。… 第九条 企业应当确定分管档案工作负责人、档案部门负责人。企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监），履行建立档案工作体系、审核专业技术标准、组织实施专项工作、服务主… 第十条 企业档案部门履行下列职责： 第十一条 企业各部门（含项目，下同）应当确定档案工作负责人，配备专（兼）职档案工作人员。 第十二条 企业各部门负责本部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理、归档，确保其真实、完整、准确。 第十三条 企业应当加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质，为其评聘职称创造条件。 第十四条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

第三章 设施设备

第十五条 企业应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，可以根据需要设置展览（陈列）室、服务器机房、档案接收、整理、修复、消毒、数字化、缩微、安全监控等用房（以下统称… 第十六条 档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。 第十七条 档案阅览用房、库房、业务和技术用房选址应当利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源，宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。 第十八条 档案阅览用房、库房、业务和技术用房建筑设计宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。 第十九条 档案阅览用房、业务和技术用房应当安装视频监控等设施设备。 第二十条 档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。 第二十一条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的档案装具，可以参照《档案装具》（DA/T6）、《直列式档案密集架》（DA/T7）、《档案密集架智能管理系统技术要求》（DA… 第二十二条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统。档案库房不宜采用水、汽为热媒的采暖系统，确需采用时，应当采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。 第二十三条 企业应当按照档案信息化要求，建设、配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子档案管理需求的设施设备，具体应当符合本规定第七章要求。 第二十四条 形成档案数量较少的企业，应当配备满足安防、消防、温湿度调控和信息化工作基本需求的设施设备。

第四章 文件材料的形成、收集、整理与归档

第二十五条 企业档案部门或者档案工作人员应当参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导。 第二十六条 企业形成的文件材料应当使用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式。归档文件材料应当真实、完整、准确，签字及盖章手续完备。 第二十七条 企业应当按照《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）和国家及行业相关规定，确定本企业的文件材料归档范围。 第二十八条 企业应当编制本企业各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并按资产归属关系指导所属单位根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属单位的文… 第二十九条 企业应当制定统一的档案分类方案。不同门类、形式的档案分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。 第三十条 归档文件材料整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法可以参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705）、《归档文件整理规则》（… 第三十一条 企业档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。档号编制方法可以参照《档号编制规则》（DA/T13）… 第三十二条 企业撤销部门的未归档文件材料应当明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内归档，尚未完成的项目（业务）文件材料应当及时移交项目（业务）承接部门按要求归档。 第三十三条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。有其他规… 第三十四条 企业文件材料应当经形成部门整理后归档，归档时间可以参照《企业档案工作规范》（DA/T42）。 第三十五条 需要进行验收（审查或绩效评价）的建设、科研、产品（业务）等项目，还应当按照规定进行档案验收（审查或绩效评价）。 第三十六条 企业可以按照规定通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案。

第五章 档案的保管、保护、鉴定与处置

第三十七条 企业应当按全宗管理档案，建立并定期完善全宗卷。全宗卷的编制要求可以参照《全宗卷规范》（DA/T12）。 第三十八条 企业应当根据档案载体的不同要求对档案进行保管和保护，确保档案实体和信息安全。 第三十九条 企业应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等工作。 第四十条 企业档案人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取调节措施；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房干净整洁；定期检查档案保管情况，发… 第四十一条 企业档案部门应当建立档案台账，定期组织人员对档案数量进行清点，做到账物相符。 第四十二条 档案入库前一般应去污、消毒。 第四十三条 企业应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。 第四十四条 销毁档案按照以下程序办理： 第四十五条 企业发生资产与产权变动的，应当按照业务监督指导关系及时向相应档案主管部门或母公司（投资主体）报告有关情况。国有企业按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（国…

第六章 档案的利用、开发、统计与移交

第四十六条 企业应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。 第四十七条 利用企业档案应当严格执行利用制度，履行档案查阅、复制、借出审批和登记手续。通过网络方式提供利用时，应当采取身份认证、权限控制等安全措施。 第四十八条 档案部门应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。 第四十九条 企业应当积极推进档案信息开发工作，采取编制专题汇编、大事记、组织沿革、项目（工程）简介、企业史志等，以及举办陈列展览、拍摄专题片、建设档案专题数据库等多种形式，… 第五十条 企业应当做好档案统计工作，对所保管档案情况、年度档案及人员出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案交接情况、档案鉴定处置情况、档案信息化建设情况、档案人… 第五十一条 企业应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。 第五十二条 企业向档案馆移交档案时，应当按照相关规定标注档案密级变更情况，并附具档案开放审核意见。

第七章 档案信息化建设

第五十三条 企业应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入企业信息化总体规划。具备条件的企业宜建设数字档案馆（室）。 第五十四条 企业应当配置满足档案数字资源管理需要的网络设施、服务器及存储设备、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。 第五十五条 企业电子档案管理信息系统应当符合国家安全保密要求，具备收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能，并与企业其他信息系统相… 第五十六条 企业应当充分考虑办公自动化系统、产品数据（业务）管理系统、企业资源计划系统、会计核算系统、电子邮件系统、门户网站、社交媒体等信息系统中电子文件的归档需求，选择适… 第五十七条 企业各信息系统批量和零散形成的、以及外部接收的属于归档范围的电子文件，均应当归档，并采取有效措施确保电子文件真实、完整、可用、安全。电子文件元数据应与电子文件一… 第五十八条 电子文件归档时间应当与其他载体文件归档时间相协调，一般不晚于同批次其他载体文件归档时间。无其他载体的电子文件可以在办理完毕后实时归档。 第五十九条 电子文件的归档格式应当符合格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、可转换等长期保存要求。不符合长期保存要求的，应当转换为符合要求的归档格式或将专用软件一并归档。 第六十条 电子文件与传统载体文件并存的，应当在电子档案管理信息系统内将二者建立关联。 第六十一条 电子档案管理应当实施全方位的安全与保密措施，确保电子档案安全。 第六十二条 企业电子档案应当根据国家有关规定，按照《电子档案移交与接收办法》的信息组织方式实施在线和离线存储，重要档案应当离线存储、一式三套。 第六十三条 企业应当制定电子档案管理信息系统备份策略，实施电子档案管理信息系统备份管理。 第六十四条 企业应当定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，对存在问题或风险的电子档案及时进行迁移或采用经过评估的其他技术延长其可用时间。 第六十五条 企业应当积极开展传统载体档案数字化工作，保证数字化过程规范安全。具体可以参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）等… 第六十六条 销毁电子档案和传统载体档案数字化成果，应当确保在线存储设备、容灾备份系统、离线存储介质中均不可识读。 第六十七条 来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可仅以电子形式作为凭证使用。

第八章 监督管理

第六十八条 企业应当接受并配合档案主管部门依法组织开展的档案检查，检查内容包括：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档… 第六十九条 企业发现存在档案安全隐患的，应当及时采取措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。 第七十条 档案主管部门发现企业存在档案安全隐患的，应当责令限期整改，消除档案安全隐患。 第七十一条 国有企业应当按照资产归属关系定期对所属单位的档案工作开展检查考核。检查考核时应当制定计划、明确标准、完善过程记录、反馈结果、督促问题归零，确保检查考核工作形成闭… 第七十二条 企业任何单位和个人有权向档案主管部门和有关机关举报企业档案违法行为。

第九章 奖励与处罚

第七十三条 有下列情形之一的，档案主管部门和企业应当根据实际情况进行表彰奖励： 第七十四条 对违反本规定的企业或个人，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规予以处理。

第十章 附则

第七十五条 各省、自治区、直辖市档案主管部门可以根据本规定制定实施细则。 第七十六条 科技事业单位可以参照本规定执行。 第七十七条 本规定由国家档案局负责解释，自2023年10月1日起施行。国家档案局2002年7月22日发布的《企业档案管理规定》同时废止。